Un locataire a perdu sa carte d’accès ou sa puce : quoi faire

Guide · Publié le 4 novembre 2026 · Équipe Vega Access

Étape 1 : la bloquer tout de suite

Dès l’appel du locataire, bloquez la carte. N’attendez pas de voir si elle réapparaît. Dans Vega Access, marquez la carte perdue. Elle est bloquée aux portes qu’elle ouvrait dès que chaque porte est joignable par sa passerelle, habituellement en quelques secondes ; sur les serrures SMLock, sa date de fin est ramenée à la date de la perte, et elle n’ouvre plus. Une carte perdue n’est pas effacée : elle reste au registre avec tout son historique, pour que les entrées passées gardent leur sens et que la carte soit reconnue si elle est utilisée ou retrouvée.

Choisissez le bon statut, parce qu’il raconte l’histoire plus tard :

• Perdue : la personne ne sait pas où elle est.
• Brisée : la carte est abîmée et remplacée.
• Désactivée : l’accès est arrêté pour une autre raison, par exemple un litige ou la fin d’un contrat.

Étape 2 : vérifier où la carte fonctionnait

Une puce ouvre souvent plus que le logement : l’entrée, le garage, la buanderie, la salle d’entraînement. Vérifiez que toutes les portes qu’elle ouvrait sont listées et que le blocage les a toutes atteintes. Si une porte était hors ligne, la modification attend le retour de la passerelle ; si le risque est élevé, un technicien peut l’appliquer à la serrure par Bluetooth. Sur les portes communes WLock (UniFi Access), si quelqu’un essaie une puce marquée perdue, l’historique de la porte affiche une tentative de puce perdue et l’administrateur de l’espace de travail reçoit aussitôt un courriel.

Étape 3 : émettre le remplacement

Remettez au même locataire une nouvelle puce avec les mêmes portes et les mêmes dates. Dans Vega Access, Remplacer dans le registre des puces donne à la même personne une nouvelle puce avec les mêmes accès, en une étape. Si votre immeuble facture les puces de remplacement, c’est une question de bail ou de règlement d’immeuble, pas de système d’accès.

Étape 4 : consulter l’historique si quelque chose cloche

Si la puce a pu être volée plutôt que perdue, consultez les entrées enregistrées avec elle avant le blocage : quelles portes, à quelles heures. Comme les entrées restent rattachées à la carte même après son blocage, le portrait est complet. Limitez la consultation de cet historique aux rôles qui en ont besoin ; il s’agit de renseignements personnels.

Étape 5 : si la puce est retrouvée

Une puce retrouvée reste bloquée tant qu’un gestionnaire ne la réactive pas. Si le locataire a déjà un remplacement, laissez l’ancienne bloquée et, si elle revient au bureau, rangez-la ou détruisez-la. La réactiver donnerait deux puces actives à une seule personne.

Autres cas

Téléphone perdu avec l’application locataire

Le locataire avise le gestionnaire d’immeuble, qui bloque l’accès à l’application ; le locataire change son mot de passe depuis un autre appareil. Les autocollants pour téléphone se gèrent comme des puces.

Code oublié ou partagé

Un code NIP ne se « perd » pas, mais il peut se partager. Remplacez-le par un nouveau code et donnez à l’ancien une date de fin aujourd’hui, ou supprimez-le.

Personnel et entrepreneurs

Les mêmes étapes s’appliquent. Les cartes temporaires devraient déjà avoir une date de fin, ce qui limite les dégâts quand l’une d’elles disparaît.

Plusieurs puces perdues d’un coup

Un trousseau perdu avec plusieurs puces, ou une boîte de puces non émises, est un événement plus sérieux. Bloquez chaque numéro concerné, consultez l’historique et consignez ce qui s’est passé. Selon ce qui a été perdu, il peut aussi s’agir d’un incident de confidentialité à inscrire au registre prévu par la Loi 25 ; voyez notre guide sur la Loi 25 et les journaux d’accès.

Pourquoi c’est difficile avec des clés

Avec des clés métalliques, une clé perdue veut dire changer le barillet ou vivre avec le risque, et personne ne sait combien de copies existent. Avec des puces gérées, un identifiant perdu est bloqué en une minute, et le registre montre exactement ce qu’il pouvait ouvrir. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles les immeubles passent à l’accès géré ; voyez les immeubles locatifs et les gestionnaires immobiliers.

Le coût

Les puces et cartes ne sont pas comptées dans les forfaits Vega Access ; seules les portes le sont. Évaluez votre immeuble avec le calculateur de portes et comparez les forfaits.

Questions fréquentes

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