Politique de confidentialité de Vega ACMS

Version du 1er novembre 2026.

1. L'essentiel

• Vega ACMS est un service de contrôle d'accès pour immeubles. Il comprend le panneau Vega ACMS sur acms.cloud et les applications mobiles Vega Pass et Vega Access.
• Il enregistre qui détient quel porte-clé électronique ou quelle carte, et qui a ouvert quelle porte, à quel moment. Ces données peuvent révéler les habitudes d'une personne : nous les traitons avec soin.
• C'est habituellement le gestionnaire de votre immeuble qui décide quels renseignements sont recueillis et pourquoi. Nous fournissons le système et suivons ses instructions.
• Nous ne traitons aucune image de caméra.
• Nous conservons les registres d'ouverture de portes pendant exactement 365 jours (un an). Toute modification de cette durée est convenue séparément avec le Client.
• Vous pouvez demander à voir ou à corriger vos renseignements. Adressez-vous d'abord au gestionnaire de votre immeuble, ou à nous (section 4).

2. Qui nous sommes

Vega ACMS est exploité par Vega Security. Dans la présente politique, « nous » désigne Vega Security.

Certains immeubles utilisent le service sous la marque de leur gestionnaire. La présente politique s'applique tout de même.

3. Qui est responsable de vos renseignements

Le gestionnaire de votre immeuble. Le gestionnaire, le propriétaire, le syndicat ou tout autre organisme qui exploite votre immeuble décide quelles personnes et quelles portes figurent dans le système. Il est responsable de ces renseignements et en répond auprès de vous. Nous l'appelons le « Client ».

Nous, à titre de fournisseur de services. Nous détenons et traitons ces renseignements pour le compte du Client, en vertu d'un contrat écrit. Nous les utilisons uniquement pour fournir le service.

Nous, pour notre propre compte. Nous sommes responsables des renseignements recueillis à nos propres fins :

• visiteurs du site Web et personnes qui communiquent avec notre équipe des ventes;
• personnes-ressources des Clients et dossiers de facturation;
• registres de sécurité du service lui-même, comme les événements de connexion.

Ces rôles correspondent au cas habituel. Si un contrat les répartit autrement, dites-le-nous et nous vous expliquerons les conséquences pour vous.

4. Notre responsable de la protection des renseignements personnels

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels, et poser toute autre question sur la vie privée, au moyen du formulaire de contact de notre site Web.

5. Ce que nous recueillons

Si votre gestionnaire lie une télécommande de garage ou une étiquette longue portée à un véhicule, nous conservons aussi la plaque, la couleur, la marque et le modèle de ce véhicule, le logement et la place de stationnement concernés, ainsi que les dates d'occupation de cette place. Si votre gestionnaire inscrit les conducteurs d'un véhicule, nous conservons aussi le nom, le numéro de téléphone et l'adresse courriel de chacun, et nous les utilisons pour envoyer les avis de stationnement que le gestionnaire rédige.

Historique des locataires. Pour chaque immeuble, nous conservons les étapes inscrites au dossier d'un locataire, comme l'emménagement, le déménagement, la désactivation ou l'archivage, ainsi que l'historique de ses porte-clés dans cet immeuble, avec les dates. Le personnel autorisé du gestionnaire s'en sert pour voir ce qui est arrivé à l'accès d'une personne.

Historique des véhicules. Nous conservons un historique de chaque véhicule : ce qui y a été modifié et quand, ainsi que ses places de stationnement et leurs dates. Il demeure lorsque le véhicule est archivé, jusqu'à la suppression définitive du véhicule.

Reconnaissance des plaques. La reconnaissance automatique des plaques est prévue et n'est pas active : rien dans Vega ACMS ne lit les plaques à partir d'une caméra aujourd'hui. Nous mettrions à jour la présente politique, comme le décrit la section 15, avant de l'utiliser.

Les entrées, pas les sorties. Nous enregistrons qui a ouvert une porte. Nous ne suivons pas le moment où une personne sort.

Ce que nous ne recueillons pas.

• Images de caméra. Vega ACMS ne les traite pas, même si l'immeuble a des caméras.
• Données biométriques. Vega ACMS ne recueille ni ne conserve d'empreintes digitales, de visages ou d'autres données biométriques.

6. Fonctions du téléphone : Bluetooth, localisation, verrouillage, notifications

Vous contrôlez ces fonctions dans les réglages de votre téléphone. En désactiver une peut limiter l'application, mais n'a aucun effet sur votre porte-clé ou votre carte.

• Bluetooth. Vega Pass l'utilise pour ouvrir une porte lorsque vous êtes à côté. Vega Access l'utilise pour jumeler, tester et entretenir les serrures et les passerelles.
• Localisation (condition facultative). Un immeuble peut exiger que vous soyez à proximité pour ouvrir une porte à distance. Dans ce cas seulement, Vega Pass demande votre position, pendant que vous utilisez l'application, au moment de l'ouverture. Le serveur s'en sert pour calculer votre distance par rapport à l'immeuble. Il ne conserve pas vos coordonnées; le registre de vérification garde la distance. Nous ne suivons pas vos déplacements. Si vous refusez, vous pouvez quand même ouvrir par Bluetooth à la porte ou avec votre porte-clé. Vega Access utilise la localisation uniquement pendant l'installation d'une serrure ou d'une passerelle à proximité.
• Verrouillage de l'application par visage ou empreinte. Vous pouvez verrouiller l'application avec le déverrouillage de votre téléphone. C'est votre téléphone qui effectue la vérification. Nous ne recevons jamais les données de votre visage ou de votre empreinte.
• Notifications. Si vous les autorisez, nous envoyons des avis de porte et de compte par le service de notification du téléphone.

7. Utilisation des renseignements et consentement

Nous utilisons les renseignements pour :

• faire fonctionner les portes et les identifiants selon les réglages du Client;
• montrer l'historique aux personnes autorisées;
• connecter les utilisateurs et protéger les comptes;
• envoyer des messages liés au service;
• enquêter sur les incidents de sécurité et corriger les problèmes;
• respecter nos obligations légales.

Nous recueillons seulement ce qui est nécessaire à ces fins. Nous demandons un nouveau consentement avant d'utiliser des renseignements à une autre fin, sauf si la loi permet de s'en passer.

Il revient au Client d'informer les locataires et le personnel au sujet du système et d'obtenir tout consentement exigé par la loi.

Vous pouvez retirer votre consentement, sous réserve des limites légales et contractuelles. Sans identifiant ni compte, vous pourriez ne pas pouvoir franchir les portes contrôlées au moyen de ce système; votre gestionnaire peut vous indiquer les solutions de rechange.

Les décisions d'ouverture suivent les règles fixées par le Client; nous n'attribuons pas de cote aux personnes et ne faisons pas de profilage.

8. Qui peut voir vos renseignements

• Le gestionnaire de votre immeuble et le personnel qu'il autorise, selon le rôle et l'immeuble. Les autres Clients n'y ont pas accès.
• Notre personnel de soutien, seulement au besoin pour aider votre immeuble, et ses actions sont consignées.
• Des fournisseurs de services qui nous aident à exploiter le service, énumérés ci-dessous, en vertu de contrats écrits qui limitent l'usage qu'ils peuvent en faire.
• Les autorités ou d'autres personnes lorsque la loi l'exige ou le permet, par exemple une ordonnance valide d'un tribunal. Nous vérifions la légalité de la demande et ne communiquons que le nécessaire.
• Un acquéreur ou un successeur de l'entreprise, si les conditions de la loi sont respectées.

9. Communications à l'extérieur du Québec et du Canada

Nous hébergeons le service au Canada. Certains fournisseurs ci-dessus peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada, où ils peuvent être soumis aux lois de l'endroit.

Avant qu'un renseignement soit communiqué à l'extérieur du Québec, la loi québécoise exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée démontrant qu'il bénéficiera d'une protection adéquate, ainsi qu'une entente écrite qui atténue les risques relevés.

10. Durée de conservation

À la fin d'un contrat, nous remettons ou détruisons les renseignements du Client selon ce que prévoit le contrat. Certains registres peuvent être conservés plus longtemps si la loi l'exige ou s'ils sont nécessaires pour un litige ou une enquête.

11. Protection des renseignements

Nous utilisons des accès selon le rôle, un espace de travail distinct pour chaque Client, HTTPS, des mots de passe hachés, un stockage chiffré des identifiants d'intégration, une double authentification facultative, un historique des connexions, une piste de vérification et des sauvegardes quotidiennes chiffrées dont la restauration est testée.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Les porte-clés et les cartes ont leurs propres limites : voir nos Conditions d'utilisation.

12. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité, comme un accès non autorisé à des renseignements personnels ou leur perte, nous agissons pour réduire le préjudice et éviter que cela se reproduise.

S'il existe un risque de préjudice sérieux, les personnes touchées et la Commission d'accès à l'information doivent en être avisées avec diligence. Lorsque la loi fédérale s'applique, il en va de même pour le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en cas de risque réel de préjudice grave. Pour les renseignements que nous détenons pour un Client, nous l'avisons sans délai et l'aidons à réagir.

Pour signaler un incident soupçonné, utilisez le formulaire de contact de notre site Web.

13. Vos droits

Vous pouvez :

• demander si nous détenons des renseignements sur vous et en obtenir une copie;
• faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou périmés;
• obtenir les renseignements que vous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à un autre organisme, lorsque la loi le prévoit;
• demander comment les renseignements ont été recueillis et qui les a reçus;
• retirer votre consentement;
• demander la suppression de renseignements qui ne sont plus nécessaires ou qui n'ont pas été recueillis légalement;
• porter plainte.

Comment faire une demande. Pour les données de l'immeuble, écrivez d'abord à votre gestionnaire, car c'est lui qui décide du sort de ces renseignements. Si vous nous écrivez, nous transmettrons votre demande ou vous dirons à qui vous adresser. Pour nos propres dossiers, écrivez à la personne indiquée à la section 4. Une réponse écrite doit être donnée dans les 30 jours. Nous pourrions devoir confirmer votre identité, et nous ne pouvons pas divulguer de renseignements sur d'autres personnes.

Plaintes. Vous pouvez d'abord vous plaindre auprès de nous. Vous pouvez aussi vous adresser :

• à la Commission d'accès à l'information du Québec : https://www.cai.gouv.qc.ca
• au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : https://www.priv.gc.ca
• au commissaire à la vie privée de votre province, si elle a sa propre loi sur le secteur privé.

14. Enfants

Les locataires et les membres du ménage de moins de 14 ans ne peuvent recevoir un porte-clé ou un compte qu'avec le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur, que le Client doit obtenir.

15. Modifications et langue

Nous publierons les modifications ici avec une nouvelle date et aviserons les Clients et les titulaires de compte des changements importants avant leur entrée en vigueur.

Une version anglaise de cette politique est disponible. Lorsque la loi l'exige, la version française prévaut.