Contrôle d’accès en copropriété pour les syndicats

Pourquoi les puces et les clés posent problème en copropriété

En copropriété divise, le syndicat des copropriétaires est responsable des parties communes, tandis que chaque fraction appartient à son copropriétaire. L’accès se trouve exactement sur cette ligne. Les puces des portes communes sont remises aux copropriétaires, à leurs locataires, à l’entretien ménager et aux entrepreneurs, souvent sur plusieurs années et sous plusieurs gestionnaires successifs. Quand le conseil d’administration pose une question simple, la réponse est difficile à trouver :

• Combien de puces ouvrent le garage, et qui les détient ?
• L’ancien propriétaire de l’unité 804 a-t-il encore une puce active ?
• Qui a utilisé la porte de côté le soir où la salle des vélos a été visitée ?
• Pourquoi la puce de la terrasse d’un locataire parti l’an dernier fonctionne-t-elle encore ?

Un bon système de contrôle d’accès en copropriété rend ces réponses faciles à obtenir, et la correction tout aussi simple.

Ce que le syndicat obtient avec Vega Access

Un registre de toutes les puces, rattachées à une unité

Chaque carte, puce ou autocollant pour téléphone est inscrit avec son détenteur, l’unité, les portes qu’il ouvre, une date de début et une date de fin facultative. Quand une unité est vendue, le conseil ou le gestionnaire retire les puces du vendeur et en émet de nouvelles à l’acheteur depuis le même écran. Rien n’est effacé : une puce retirée garde son historique, pour que les événements passés restent compréhensibles.

Des portes communes regroupées comme vous les voyez

Les groupes de portes rassemblent des portes communes sous un seul nom, par exemple « Commodités (gym, piscine, toit) » ou « Garage ». Associez le groupe à une puce et elle ouvre toutes les portes du groupe, y compris celles qui y seront ajoutées plus tard. Le locataire d’un copropriétaire peut recevoir une puce limitée aux portes que la déclaration de copropriété et le règlement de l’immeuble permettent.

Une puce perdue est bloquée, pas oubliée

Quand une puce est déclarée perdue, marquez-la perdue. Elle est bloquée aux portes par la passerelle et reste au registre avec tout son historique. Sur les portes communes WLock, si quelqu’un essaie une puce marquée perdue, l’historique de la porte affiche une tentative de puce perdue et l’administrateur de l’espace de travail reçoit aussitôt un courriel.

Des faits pour répondre aux copropriétaires

Chaque entrée est enregistrée avec la porte, le moyen utilisé et l’heure, et chaque action des personnes qui gèrent le système est consignée à leur nom. Toute liste s’exporte en CSV, et l’exportation complète des portes et des cartes se fait vers Excel. Quand un copropriétaire demande pourquoi sa puce ne fonctionne plus, ou que le conseil a besoin des faits après un incident, la réponse est à une recherche près. La durée d’historique dépend de votre forfait ; Vega Access enregistre les entrées, pas les sorties.

Portes des unités et portes communes dans un même panneau

Beaucoup de copropriétés combinent deux types de matériel : des lecteurs filaires au hall et au garage, souvent sur WLock (UniFi Access), et des serrures intelligentes à piles à certaines portes d’unités ou de service, basées sur la plateforme TTLock. Vega Access affiche les deux dans la même vue de l’immeuble. Lors de nos essais, une même puce a ouvert une serrure intelligente et une porte WLock ; cela dépend du type de puce, alors nous vérifions la vôtre avant tout achat.

Les portes des unités appartiennent aux copropriétaires. L’ajout d’une serrure d’unité au panneau est une décision du copropriétaire et du syndicat, et Vega Access fonctionne dans les deux cas : vous pouvez commencer par les portes communes seulement.

Qui s’en occupe : le conseil ou le gestionnaire

Les syndicats autogérés peuvent utiliser Vega Access eux-mêmes. Ceux qui ont un gestionnaire lui confient généralement le système, et le conseil reçoit les rapports. Dans tous les cas, chaque personne a son propre compte, une connexion par code courriel ou mot de passe, l’authentification à deux facteurs au choix et un historique des connexions. Si le syndicat change de gestionnaire, les données restent au syndicat : portes, puces et historique s’exportent en tout temps.

Vie privée des copropriétaires et des locataires

Les entrées enregistrées sont des renseignements personnels. Vega Access limite qui peut les consulter selon le rôle, consigne chaque modification et est hébergé dans un centre de données canadien (le nuage du fabricant de serrures peut se trouver à l’extérieur du Canada). Il soutient les obligations du syndicat en vertu de la Loi 25, en complément de ses propres politiques. Voir sécurité et confidentialité.

Combien pour une copropriété ?

Le prix est établi selon le nombre d’immeubles et de portes et le niveau de soutien. Utilisez le calculateur de portes pour estimer votre immeuble, comparez les forfaits, puis demandez-nous une soumission. Serrures, lecteurs et passerelles s’achètent séparément.

Questions des conseils d’administration

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