Contrôle d’accès pour les gestionnaires immobiliers

Clés et applications « une serrure à la fois » : le problème à l’échelle d’un parc

Une entreprise de gestion immobilière gère rarement un seul immeuble. Elle gère un ensemble : un immeuble locatif de 40 logements, une tour en copropriété pour un syndicat, un petit immeuble de bureaux avec stationnement intérieur. Chacun arrive avec ses clés, son système de puces et ses habitudes. Le résultat est connu :

• Des clés et des puces remises par différentes personnes, notées dans différents chiffriers… ou pas notées du tout.
• Des applications de serrures pensées pour un propriétaire de maison, où chaque serrure se gère une par une et où toute l’équipe partage le même compte.
• Aucune réponse quand un propriétaire, un conseil d’administration ou un locataire demande : « Qui a ouvert cette porte, et quand ? »
• Des techniciens qui apprennent qu’une pile est à plat quand un locataire appelle du corridor.

Le contrôle d’accès pour un gestionnaire immobilier doit fonctionner d’un immeuble à l’autre, d’un propriétaire à l’autre et pour toute l’équipe, sans faire de chaque immeuble un projet à part.

Comment Vega Access organise un parc immobilier

Tout part d’une arborescence simple : immeubles → étages → logements → portes, plus les portes communes de chaque immeuble (entrées, garage, salle d’entraînement, rangement). Chaque immeuble est placé sur une carte, et chaque serrure, carte, locataire et entrée appartient à un endroit précis. En ouvrant un immeuble, vous voyez ses portes, qui détient une puce, quelles serrures demandent une intervention et ce qui s’est passé récemment.

Des rôles calqués sur votre organisation

L’administrateur de l’entreprise voit tout le parc. Les gestionnaires d’immeuble ne voient que les immeubles qui leur sont confiés. Les techniciens ont accès aux portes et à l’entretien de leurs immeubles, peuvent y ouvrir et refermer les portes, mais rien de plus. Chaque personne a sa propre connexion, par code courriel ou mot de passe, avec authentification à deux facteurs au choix et un historique des connexions. Quand quelqu’un quitte l’entreprise, vous retirez un compte au lieu de changer des mots de passe partagés.

Cartes et puces dans un seul registre

Chaque carte, puce ou autocollant pour téléphone est inscrit une seule fois, avec son détenteur, ses portes, une date de début et une date de fin facultative. Une même carte peut ouvrir la porte du logement et les portes communes prévues. Si une puce est perdue, vous la marquez perdue : elle est bloquée aux portes par la passerelle et reste au registre avec tout son historique. Les groupes de portes (par exemple « Commodités » ou « Garage ») donnent accès à plusieurs portes communes en une seule étape.

Un journal d’audit vraiment utile

Chaque entrée est enregistrée avec la porte, le moyen utilisé (carte, code, téléphone, déverrouillage à distance) et l’heure, et chaque action de votre équipe est consignée avec son auteur. Les traces restent même après le retrait d’une carte ou d’une porte. Toute liste s’exporte en CSV, et l’administrateur de l’espace de travail peut exporter toutes les portes et cartes vers Excel : propriétaires et conseils d’administration obtiennent des faits, pas des suppositions.

Compatible avec le matériel déjà en place

Dans la plupart des immeubles résidentiels, les portes des logements ont des serrures intelligentes à piles. Vega Access gère les serrures basées sur la plateforme SMLock (application TTLock), reliées par des passerelles SMLock. Les halls, garages et salles d’entraînement ont souvent des lecteurs filaires : les portes WLock (UniFi Access) figurent dans le même panneau. Vérifiez vos modèles sur la page des serrures compatibles ou envoyez-nous le modèle. Les serrures et passerelles s’achètent séparément ; Vega Access est le logiciel qui les gère.

Ce qui change au quotidien pour votre équipe

• Arrivées : la puce est émise avant l’arrivée du locataire, avec une date de début le jour de l’emménagement.
• Départs : une date de fin coupe l’accès d’elle-même ; plus de clés à récupérer.
• Entrepreneurs : une carte avec date de fin, ou un déverrouillage à distance depuis le panneau à leur arrivée. Chaque déverrouillage à distance est confirmé d’abord, puis consigné : qui, quand, quelle porte.
• Entretien : vous voyez le niveau de pile de chaque serrure, fixez un seuil d’alerte par immeuble, et votre technicien est averti avant qu’une serrure tombe à plat. Chaque changement de piles est noté avec la date et son auteur.
• Rapports aux propriétaires : les exportations et le journal d’audit répondent aux questions des propriétaires et des syndicats.

Vie privée et Loi 25

Un système d’accès sait qui habite où et à quelle heure chacun rentre. Vega Access limite ces renseignements selon le rôle, consigne chaque modification et est hébergé dans un centre de données canadien, avec sauvegardes chiffrées quotidiennes (le nuage du fabricant de serrures peut se trouver à l’extérieur du Canada). Il vous aide à respecter vos obligations en vertu de la Loi 25 et de la LPRPDE ; il ne remplace pas votre propre politique de confidentialité. Tous les détails sont sur la page sécurité et confidentialité.

Des forfaits pensés pour un parc immobilier

Les forfaits se calculent selon le nombre d’immeubles, de portes et le niveau de soutien voulu, et chaque client reçoit une soumission pour son parc. Estimez votre taille avec le calculateur de portes et comparez le contenu de chaque forfait. L’option marque blanche permet à votre équipe de voir le nom et le logo de votre entreprise dans le panneau Web.

Questions fréquentes des gestionnaires immobiliers

Pages connexes

• Contrôle d’accès en copropriété
• Immeubles locatifs
• Bureaux et stationnements
• Intégration SMLock (TTLock)
• Intégration WLock (UniFi Access)
• Forfaits